English French

قطاع شئون التعليم والطلاب

شئون الدراسة والتسجيل والامتحانات

مهام مدير إدارة الدراسة والامتحانات

1- معاونة المسئولين عن إدارة الكلية في رسم السياسة العامة للكلية الخاصة بطلاب مرحلة الليسانس والبكالوريوس ، بما يكفل تحقيق أهداف الكلية وأداء رسالتها والعمل على وضع هذه السياسة موضع التنفيذ، ومتابعتها للانتهاء منها على أحسن وجه.
2- مراقبة ومتابعة القرارات التي تصدرها لجنة شئون التعليم والطلاب بالكلية ومجلس الكلية ومجلس شئون التعليم والطلاب ومجلس الجامعة التي تتعلق بشئون التعليم والطلاب على مستوى الكلية.
3- إعداد مذكرة بالأعداد المقترح قبولها بالكلية للعرض على مجلس الكلية ثم رفعها لمجلس شئون التعليم والطلاب ومجلس الجامعة.
4- إعداد مذكرة بالخطة الدراسية للفصل الدراسي الأول والفصل الدراسي الثاني موضح بها مواعيد بداية ونهاية الدراسة والامتحانات ( الشفوية /العملية / النظرية) ومواعيد بداية ونهاية التدريب الميداني لطلاب الفرقة الثالثة والرابعة جميع الشعب.
5- إعداد القرارات التنفيذية الخاصة بإدارة الدراسة والامتحانات مثل قرارات الاختبار الشخصي، قرارات التدريب الميداني وتعليم الكبار على مستوى كل من السادة أعضاء هيئة التدريس والأعضاء الإداريين والماليين والعمال.
6- مراجعة وعرض جميع المذكرات الخاصة بالطلاب على سبيل المثال :( مذكرات الأعذار المرضية ، مذكرات وقف القيد ، مذكرات الاعتذار عن عدم دخول الطالب الامتحان ، مذكرات حرمان الطلاب الذين لم يحققوا نسبة الحضور في التدريب الميداني) ، وذلك للعرض على لجنة شئون التعليم والطلاب ، ثم مجلس الكلية ، ثم على مجلس شئون التعليم والطلاب كل فيما يخصه.
7- إصدار قرار بتوزيع العمل على السادة الزملاء بالإدارة مع تغيير مهامهم لاكتساب الخبرات اللازمة فى جميع المجالات وكذلك توزيع أعمال الامتحانات والإشراف على الإجراءات التحضيرية والتنفيذية لكافة الأعمال المنظمة للامتحانات ، وعرض قرارات الملاحظة على السيد الأستاذ/ مدير عام الكلية لاعتمادها ، ومتابعة القرارات حتى تسلم لقسم الاستحقاقات بالكلية.
8- تتولى عرض ورفع كافة هذه الأعمال على السيد الأستاذ الدكتور / وكيل الكلية لشئون التعليم والطلاب للنظر فيها وإبداء الرأي.

 

مهام السادة رؤساء الأقسام بإدارة الدراسة والامتحانات

1- متابعة ومراجعة ما يتم بإدارة الدراسة والامتحانات من إجراءات القيد للطلاب المستجدين ، واستيفاء الأوراق ، وقيد الطلاب بالشعب الدراسية ، واعتماد أوراق المدينة الجامعية ، واعتماد البطاقات الشخصية واشتراكات السفر بالسكة الحديد والأتوبيس ، وتأجيل التجنيد للمستحقين للتأجيل من الطلاب الذكور ، واعتماد شهادات القيد وبيانات الحالة الخاصة بتحويل الطلاب من الكلية وإليها وعرض مذكرات التحويلات والغياب بعذر ووقف القيد على مدير إدارة الدراسة والامتحانات.
2- متابعة توزيع طلاب الفرقتين الثالثة والرابعة بجميع الشعب على مجموعات التدريب الميدانى .
3- إعداد جداول الامتحانات للفصليين الدراسيين الأول والثانى وجداول التخلفات، وكذلك دور سبتمبر من كل عام.
4- توزيع الطلاب على لجان الامتحانات من خلال كشوف أرقام الجلوس لكل فرقة .
5- إعداد الإحصائيات الخاصة بالامتحانات موضح به اجمالى عدد الطلاب يومياً وعدد الملاحظين ومراقبى اللجان والاحتياطى وذلك طوال فترة الامتحانات .
6- رئاسة لجان توزيع الملاحظين على لجان الامتحانات وكذلك توزيع مسئولى الغياب للطلاب داخل اللجان.
7- إعداد إحصائيات يومية بحضور وغياب وحرمان وحالات الغش واللجان الخاصة وإرسالها إلى إدارة الامتحانات بإدارة الجامعة لعرضها على السيد أ.د/ نائب رئيس الجامعة لشئون التعليم والطلاب.


مهام موظفى شئون الطلاب

أولاً :إجراءات قيد الطلاب المرشحين للقبول بالكلية:-
1- استقبال الطلاب المرشحين للقبول بالكلية واستلام ملفاتهم سواء الحاصلين على الثانوية العامة أو الشهادات المعادلة والطلبة الوافدين ومراجعتها وتدوين بياناتهم فى قوائم يدوية بعد ترتيبها أبجديا.
2- توزيع استمارات اختبارات القبول التى تجريها الكلية للطلاب المستجدين مثل:( الكشف الطبى/ الاختبار الشخصى) وتجميعها مرة اخرى لاستكمال إجراءات قيد الطلاب المرشحين.
3- يتم تفريغ رغبات الطلاب حسب الشعب فى كشوف خاصة ويتم حصرها عددياً كرغبة ودرجة للتشعيب فى كل حالة ، ويتم عمل مذكرة للعرض على مجلس الكلية للاسترشاد بها فى تحديد الحد الأدنى للتشعيب فى جميع الشعب الأدبية والعلمية والتعليم الأساسى الأدبى.
4- توزيع الطلاب على الشعب بناء على الحد الأدنى الذى يحدده مجلس الكلية ورغبات الطلاب.
5- يستخرج الموظف المسئول بإدارة الدراسة والامتحانات إذن سداد الرسوم الدراسية ويسلمه للطلاب للتوجه إلى الخزينة .
6- تسجيل بيانات إيصال الرسوم من حيث الرقم والتاريخ والقيمة بعد تسديد الطلاب للمصروفات الدراسية بخزينة الكلية وإحضارهم إيصال الدفع الى الموظف المسئول بإدارة الدراسة والامتحانات .


ثانياً: مستندات الطلاب :
1- اعتماد شهادات القيد للطلاب وأوراق المدينة الجامعية واستمارات الأبحاث الاجتماعية واستمارة الاستعارة من المكتبة.
2- اعتماد بيانات الحالة للطلاب الراغبين فى التحويل من كليتنا الى كليات اخرى.
3- اعتماد المحتوى العلمى الذى درسه الطالب الراغب فى التحويل من الكلية خلال سنوات دراسته.
4- استخراج شهادات الفصل للطلاب الذين استنفذوا عدد مرات الرسوب.
5- استخراج البطاقة الصحية لطلاب الفرقة الأولى.
6- استخراج كشوف بأسماء الطلاب الذين يستحقون مكافأة التفوق والحاصلين على تقدير جيدجداً لتسليمها لإدارة الشئون المالية لصرف مستحقاتهم.


ثالثا: مذكرات للعرض على مجلس الكلية:
1- مذكرات لوقف قيد الطلاب عن العام الدراسى أو قبول أعذار الطلاب عن عدم دخول امتحانات سواء عن مواد أو عن فصل دراسى أو عن العام الدراسى بأكمله.
2- مذكرات للسماح للطلاب الذين لهم حق دخول الامتحان من الخارج للتقدم للامتحان.
3- مذكرة التشعيب لطلاب الفرقة الأولى المرشحين للكلية.
4- مذكرات حرمان الطلاب الذين لم يحققوا نسبة الحضور المطلوبة فى التدريب الميدانى.


رابعاً: بيانات التجنيد :

1- التنبيه على الطلاب الذكور بإحضار نموذج 2 ، 3 جند معدل من مكتب الاتصال العسكرى بالجامعة لتأجيل تجنيد الطالب لسن 28 سنة وإرسال النموذج مدون به جميع بيانات الطالب الى مكتب الاتصال العسكرى لموافاتنا بالقرارات.
2- إرسال النماذج الى مكتب الاتصال العسكرى بالجامعة لتحديد موقف الطالب من التجنيد ومتابعة مكتب الاتصال العسكرى لحين إحضار النماذج مرة أخرى للكلية وتسجيلها بالسجلات الخاصة بالتجنيد.
3- تسليم كمبيوتر شئون طلاب نسخة من السجلات لتسجيل بيانات التجنيد وطباعتها.


خامسا: سجلات الطلاب :
1- كتابة سجلات الطلاب الخاصة بكل فرقة من واقع الملف الخاص بالطالب موضح بها اسم الطالب رباعى/حالة القيد/ نوع الطالب/الجنسية/الديانة/تاريخ وجهه الميلاد/ الشهادة الحاصل عليها وتاريخ الحصول ونوعها والمجموع/الرسوم الدراسية/اسم ولى الأمر ومهنته وعنوانه/نتيجة امتحان العام الحالى ومواد التخلف ان وجدت/ توقيع مسئول الرصد.
2- تدوين إحصائية داخل السجل الخاص بكل فرقة (النوع/حالة القيد مصنفه طبقا للنوع /المحافظات مصنفة طبقا للنوع /نتيجة العام الحالى)


سادساً: التدريب الميدانى :
1- توزيع طلاب الفرقتين الثالثة والرابعة بجميع الشعب على مجموعات داخل المدارس لتأدية برنامج التدريب الميدانى بناء على رغبات الطلاب واستيعاب المدارس.
2- تفريغ كشوف حضور الطلاب فى التدريب الميدانى، وإرسال إنذارات لجميع الطلاب الغائبين ومتابعة التزامهم بالحضور.


سابعاً: أعمال الامتحانات :

1- إعداد قوائم أرقام الجلوس يدوية وتسليمها لقسم الكمبيوتر لإعداد نسخ الكترونية يتم مراجعتها مرة أخرى.
2- مراجعة مواد التخلف لجميع الطلاب .
3- حصر رغبات الطلاب فى المقررات الاختيارية عن طريق تسجيل كل طالب رغبته بالكشوف والتوقيع أمام المقرر الذى سيؤدى فيه الامتحان وتسليمها لقسم الكمبيوتر.
4- إعداد إحصائية موضح بها اسم المقرر وعدد الطلاب الذين سيؤدون فيها الامتحان مصنفين طبقا لحالة القيد(مستجد /باق/ من الخارج) بالإضافة الى عدد الطلاب الذين سيؤدى الامتحان فى المقرر من فرق أعلى(تخلفات).
5- حصر مقررات التخلف التى بها تعارض وعرضها على رئيس القسم حتى يتسنى له إعداد جداول الامتحانات.
6- مراجعة جداول الامتحانات للفصليين الدراسيين الأول والثانى وجداول التخلفات.
7- إعداد بيان إحصائي لكل قسم على حده بعدد الطلاب وعدد اللجان وعدد الملاحظين والمراقبين ومسئولى الغياب والاحتياطى وفقاً لأيام الامتحان الموضحة بالجداول الامتحانية للطلاب.
8- إعداد كشوف توقيع حضور فعلية يومية لكافة أعمال الملاحظة (مراقبين / ملاحظين /لجنة طبية /لجنة قانونية/ عمال /مسئولى غياب).
9- إعداد إحصائيات يومية بحضور وغياب الطلاب واللجان الخاصة وحالات الغش وإرسالها الى إدارة الجامعة.


ثامناً: مخاطبات للطلاب:
1- مخاطبة الطلاب المرشحين للكلية الذين لم يكملوا إجراءات قيدهم بالكلية.
2- مخاطبة طلاب الكلية والتنبيه عليهم لسداد المصروفات الدراسية.
3- مخاطبة الطلاب الذكور الذين لم يستوفوا أوراق التجنيد الخاصة بهم.

 

قطاع شئون التعليم والطلاب